Cómo hacer un kardex en Excel (con costo promedio)
Arma un kardex en Excel que valorice tu inventario: entradas, salidas, saldo y costo promedio ponderado, con las fórmulas exactas y cuándo usar PEPS.
Un kardex en Excel es una hoja con una fila por movimiento y tres columnas que se calculan solas: saldo en unidades, costo promedio y valor del saldo. La fórmula que lo sostiene todo cabe en una línea: el costo promedio nuevo es el valor acumulado dividido entre las unidades acumuladas, y se recalcula solo cuando entra mercadería.
Si ya llevas el inventario en Excel, el kardex es el paso siguiente: pasar de saber cuánto tienes a saber cuánto vale.
Qué es un kardex y por qué lo vas a necesitar
El kardex es el historial valorizado de un producto. Cada línea dice qué entró o salió, a qué costo, y cuánto quedó después.
Con eso respondes tres preguntas que un inventario simple no puede:
- ¿Cuánto vale mi almacén hoy? El número que va al balance y el que tu contador te pide cada cierre.
- ¿Cuánto me costó realmente lo que vendí? Sin costo de ventas no hay margen real, solo facturación.
- ¿Cuánto valía mi stock el 31 de diciembre? Un inventario que solo guarda el saldo actual no puede volver atrás. Un kardex sí.
La diferencia práctica: el inventario se sobrescribe, el kardex se acumula.
Paso 1: la estructura de la hoja
Un kardex por producto, o una sola hoja con la columna de código y un filtro. Para menos de 50 productos, una hoja por producto se lee mejor; para más, una sola hoja filtrable es lo único manejable.
Las columnas mínimas:
| Columna | Campo | Quién la llena |
|---|---|---|
| A | Fecha | Tú |
| B | Detalle (documento y motivo) | Tú |
| C | Entrada — unidades | Tú |
| D | Entrada — costo unitario | Tú |
| E | Salida — unidades | Tú |
| F | Saldo en unidades | Fórmula |
| G | Costo promedio | Fórmula |
| H | Valor del saldo | Fórmula |
La regla es la misma de siempre: las tres últimas columnas no se teclean nunca. En el momento en que alguien escribe un saldo a mano, el kardex deja de cuadrar y ya no hay forma de saber dónde se rompió.
La fila 2 no es un movimiento, es el punto de partida: saldo inicial en unidades y su costo (la 1 son los encabezados). Si no lo sabes con exactitud, usa el último costo de compra y anótalo en el detalle. Un kardex que arranca con un número aproximado y honesto sirve; uno que arranca con un número inventado, no.
Paso 2: las tres fórmulas
El saldo inicial va en la fila 2 y los movimientos empiezan en la 3:
Saldo en unidades (F3):
=F2+C3-E3Costo promedio ponderado (G3):
=SI(C3>0;(F2*G2+C3*D3)/F3;G2)Léela en voz alta y se entiende sola: si esta fila es una entrada, el promedio nuevo es todo el valor acumulado (lo que ya había más lo que acaba de entrar) dividido entre todas las unidades; si es una salida, el promedio no cambia.
Ese SI es la pieza clave. Una salida nunca modifica el costo promedio. Es el error más común del kardex casero: aplicar la fórmula completa a todas las filas y ver cómo el costo se mueve solo cuando vendes.
Valor del saldo (H3):
=F3*G3
Cada compra mueve el costo promedio; las dos ventas lo dejan igual y solo bajan el saldo.
Fíjate en la fila del 20 de agosto: compras 50 unidades a 20.10 cuando tenías 45 a 18.60, y el promedio sube a 19.39. Ese es todo el mecanismo.
Paso 3: el ajuste por conteo físico
Tarde o temprano el conteo no coincide con la hoja. Rotura, merma, un robo, una venta que nadie registró.
La tentación es corregir el saldo. No lo hagas. Registra un movimiento más, con fecha del conteo y el detalle explícito: Ajuste por inventario físico — faltan 3 unidades. Si faltan, va como salida; si sobran, como entrada al costo promedio vigente.
Cuesta lo mismo y conserva lo único que hace valioso al kardex: que el saldo de hoy se explique por la suma de todo lo anterior. Además, la columna de ajustes acumulados del año es un dato incómodo y muy útil: te dice cuánta mercadería desaparece sin venderse.
Paso 4: la valorización de todo el almacén
Con los kardex por producto resueltos, el resumen es directo. Una hoja con una fila por producto, el saldo, el costo promedio y el valor:
La suma de la última columna es el valor de tu inventario. Es el número que va al balance.
Si tienes los kardex en hojas separadas, trae el saldo y el promedio con BUSCARX apuntando a la última fila de cada hoja. Si están en una sola hoja, SUMAR.SI.CONJUNTO con el filtro de código y de fecha te da lo mismo sin tocar nada.
Nada de esto es difícil. El problema es otro: el kardex solo cuadra si cada movimiento se registra, y en la práctica se registran las compras (llega la factura) y se olvidan las salidas (la venta pasó por el mostrador). Con un mes de salidas incompletas, el costo promedio se queda alto, el margen que ves es mejor que el real y las decisiones de precio salen mal. Así lo resuelve Zentral.
PEPS, UEPS y por qué el promedio gana en Excel
Tres métodos para valorizar lo mismo:
| Método | Cómo valora la salida | En Excel |
|---|---|---|
| Promedio ponderado | Al costo medio del saldo | Una fórmula por fila |
| PEPS (FIFO) | Al costo del lote más antiguo | Hay que llevar cada lote y agotarlo en orden |
| UEPS (LIFO) | Al costo del lote más reciente | Igual de complejo, y no lo aceptan todas las normas contables |
En una hoja de cálculo, el promedio ponderado gana por goleada: una fórmula, ningún estado adicional que mantener y ningún riesgo de que un movimiento registrado fuera de orden rompa la cadena de lotes.
PEPS tiene sentido cuando el costo se mueve mucho o cuando manejas vencimientos y necesitas saber qué lote sale. Se puede hacer en Excel; el resultado es un archivo con fórmulas matriciales que nadie más va a poder mantener. Si has llegado a necesitar PEPS por lotes, has llegado también al punto en que la hoja de cálculo dejó de ser la herramienta.
Antes de elegir, pregúntale a tu contador cuál declara: cambiar de método a mitad de ejercicio es justo lo que no se puede hacer.
Cuándo el kardex en Excel deja de alcanzar
- Cuando el costo de compra incluye flete, aduanas o comisiones. El costo real no es el de la factura, y repartir esos gastos entre productos a mano se vuelve un ejercicio mensual.
- Cuando tienes más de un almacén. Un kardex por producto y por ubicación multiplica las hojas y los errores.
- Cuando alguien necesita el dato hoy, no el viernes. Un kardex que se actualiza en lote no sirve para decidir un precio en el momento.
- Cuando manejas lotes o vencimientos. Ahí PEPS deja de ser una preferencia contable y pasa a ser una obligación operativa.
La señal definitiva es esta: si tu kardex se llena copiando datos de las facturas de compra y de las boletas de venta que ya existen en otro sitio, estás digitando dos veces la misma información. El kardex debería ser el resultado automático de vender y comprar, no una tarea aparte.
Resumen
- Una fila por movimiento y nunca un saldo escrito a mano.
- Saldo:
=F2+C3-E3. Valor:=F3*G3. - Costo promedio:
=SI(C3>0;(F2*G2+C3*D3)/F3;G2). Las salidas no lo tocan. - Las diferencias del conteo entran como movimiento de ajuste, con motivo.
- Promedio ponderado por defecto; PEPS solo si tu operación lo exige de verdad.
Con el kardex cuadrado ya tienes el costo real de lo que vendes. El paso natural es cruzarlo con lo que cobras: ahí entran la facturación y el control de gastos.
