Cómo hacer una cotización en Excel (plantilla)

Una cotización en Excel necesita tres hojas: la plantilla con el documento que ve el cliente, la de clientes para no volver a escribir un RUC, y —la que casi nadie hace— un registro de seguimiento con una fila por cotización enviada, su vigencia y su estado. La plantilla te ayuda a mandarla; el registro es el que te hace ganarlas.

Lo que separa una cotización que se acepta de una que se ignora

El precio importa menos de lo que crees. Lo que decide es la claridad: un cliente que no entiende qué recibe, cuándo y bajo qué condiciones, no negocia, simplemente no contesta.

Cuatro líneas que casi nadie escribe y que cambian el resultado:

• Vigencia del precio. «Válida hasta el 09/09/2026». Crea una razón legítima para volver a llamar y te protege si aparece meses después.
• Plazo de entrega. En días hábiles desde la aceptación, no desde la fecha de la cotización.
• Forma de pago. 50% adelanto y 50% contra entrega, 30 días, contado. Si no lo dices tú, lo decide el cliente.
• Qué no incluye. Envío, instalación, capacitación, IGV si cotizas sin impuestos. Es la línea que evita la discusión incómoda del final.

Ninguna de las cuatro es una fórmula. Son las que más plata mueven de todo este artículo.

Paso 1: los datos del cliente, sin teclearlos

Igual que en la factura en Excel: una hoja Clientes con razón social, RUC, dirección, correo y contacto, y en la plantilla una lista desplegable con Datos → Validación de datos → Lista.

Debajo, cada campo se trae solo:

=BUSCARX($C$8;Clientes!$A:$A;Clientes!$B:$B;"")

Si tu Excel es anterior a 2021, =BUSCARV($C$8;Clientes!$A:$E;2;FALSO), y el FALSO no es opcional.

Una cotización con el nombre del cliente mal escrito arranca perdiendo, y ese error se comete escribiendo, no calculando.

Paso 2: la vigencia, calculada

En la celda de la fecha:

=HOY()

Y en la de vigencia:

=HOY()+15

Mejor aún, si trabajas en días hábiles:

=DIA.LAB(HOY();10)

DIA.LAB salta sábados y domingos, y admite un rango de feriados como tercer argumento.

Un aviso importante: HOY() se recalcula cada vez que abres el archivo. Si guardas la cotización enviada como copia y la vuelves a abrir en octubre, las fechas cambiarán solas. Antes de exportar a PDF, copia esas dos celdas y pégalas como valor (Ctrl + Shift + V → Valores). Es el error más silencioso de toda la plantilla.

Paso 3: el detalle, con descuento por línea

Columna	Campo	Fórmula
A	Descripción
B	Cantidad
C	Precio unitario
D	Descuento
E	Importe	=SI(A12="";"";B12*C12*(1-D12))

La columna de descuento por línea es más útil que un descuento global al final: te permite ceder en lo que tiene margen y sostener el precio de lo que no. Dale formato de porcentaje y déjala en 0% por defecto.

El SI del inicio evita que las filas vacías de la plantilla muestren ceros o errores en el documento que ve el cliente.

El 10% de descuento vive en su propia columna: se ve, se justifica y no contamina el resto de precios.

Los totales, con la tasa de impuesto en una celda aparte —nunca dentro de la fórmula—:

Subtotal   =SUMA(E12:E25)
IGV 18%    =E27*$H$2
Total      =E27+E28

Y una recomendación de negociación que la hoja te permite: en lugar de bajar el precio, ofrece dos versiones. Una completa y una reducida, en la misma cotización. El cliente pasa de decidir «sí o no» a decidir «cuál», que es una conversación mucho mejor para ti.

Paso 4: la numeración y el registro

El número sale del registro, igual que en la facturación:

=MAX(Registro!$A:$A)+1

Y el registro es una fila por cotización enviada. Este es el archivo que de verdad importa:

La de Bodega San Martín se venció sin que nadie llamara. Es la venta más barata que vas a perder este mes.

La columna de seguimiento se calcula sola:

=SI(E2<>"";"";SI(HOY()>D2;"Vencida";D2-HOY()))

Si ya está cerrada (ganada o perdida), no muestra nada. Si sigue abierta, muestra los días que le quedan de vigencia, o «Vencida» si se pasó. Con formato condicional en naranja para lo vencido y en ámbar para lo que le quedan menos de tres días, abrir el archivo un lunes te dice exactamente a quién llamar.

Añade una columna más: motivo de pérdida, con lista cerrada de cinco opciones (precio, plazo, alcance, competencia, no respondió). En tres meses vas a tener el dato más caro de tu negocio, y no lo tiene casi nadie.

Aquí está el punto ciego de la hoja: la cotización se envía por correo y a partir de ahí el archivo no se entera de nada. Nadie sabe si el cliente la abrió, la vigencia vence sin aviso y el seguimiento depende de que alguien se acuerde de mirar un Excel un lunes por la mañana. Las cotizaciones no se pierden por precio; se pierden por silencio. Así lo resuelve Zentral.

Paso 5: los tres números que salen del registro

Tasa de conversión:

=CONTAR.SI(E:E;"Ganada")/(CONTAR.SI(E:E;"Ganada")+CONTAR.SI(E:E;"Perdida"))

Sin contar las pendientes: mientras siguen abiertas no son ni una cosa ni la otra.

Monto ganado del mes:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(C:C;E:E;"Ganada";B:B;">="&$H$1;B:B;"<="&$H$2)

Ticket promedio:

=PROMEDIO.SI(E:E;"Ganada";C:C)

Los tres juntos responden preguntas que el instinto contesta mal: si conviene cotizar más o cotizar mejor, si estás ganando lo pequeño y perdiendo lo grande, y si el descuento que das está comprando ventas o solo regalando margen.

De la cotización a la factura

Cuando el cliente acepta, cambias el estado a «Ganada» y copias el detalle a la plantilla de factura. Funciona, pero es exactamente el punto donde las cosas se rompen: el precio que se aprobó y el que se facturó dejan de coincidir, se pierde un descuento pactado, o se factura una versión distinta de la que el cliente firmó.

Un truco que reduce el riesgo sin cambiar de herramienta: guarda la cotización enviada como PDF con su número en el nombre del archivo (COT-2026-041.pdf) y anota ese número en la factura. Cuando aparezca la discusión —y va a aparecer—, hay un documento que dice qué se ofreció.

Cuándo Excel deja de alcanzar

• Cuando cotiza más de una persona. Dos vendedores con dos copias de la plantilla dan dos precios distintos por lo mismo, y el cliente se entera antes que tú.
• Cuando los precios cambian seguido. Cada lista nueva obliga a actualizar todas las copias, y siempre queda una vieja circulando.
• Cuando el seguimiento depende de la memoria. Un archivo no llama a nadie.
• Cuando quieres saber cuánto tienes en el pipeline. Sumar cotizaciones pendientes en un Excel es fácil; saber cuáles siguen vivas, no.

Resumen

1. Vigencia, plazo de entrega, forma de pago y qué no incluye: las cuatro líneas que más deciden.
2. Datos del cliente con BUSCARX, nunca tecleados.
3. =HOY()+15 para la vigencia, y pegar como valor antes de exportar el PDF.
4. Descuento por línea, no global. Impuesto en una celda aparte.
5. Registro con estado, vigencia calculada y motivo de pérdida.
6. Tasa de conversión, monto ganado y ticket promedio: tres fórmulas, tres decisiones.

Cuando la cotización se acepta, el circuito sigue en la factura y termina en el flujo de caja, que es donde el dinero por fin aparece.